1. Verantwortlicher
ERP-WORKFLOW, Inhaber Thomas Heinz, Diakonissenweg 2, 76593 Gernsbach, Deutschland. Telefon: 07224 / 65 85 155, E-Mail: anfrage@erp-workflow.de. Weitere Angaben enthält das Impressum.
2. Geltungsbereich
Diese Erklärung betrifft die öffentliche Website, Kontakt- und Vertriebspartneranfragen, Demo-Anfragen, Konfigurator- und Bestellprozesse sowie die damit verbundene Vertragsverwaltung von ERP-WORKFLOW. Für personenbezogene Daten, die Kunden in ihrer ERP-Umgebung zu eigenen Zwecken verarbeiten, sind zusätzlich der jeweilige Vertrag und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung maßgeblich.
3. Hosting und Serverprotokolle
Wir nutzen Hosting-Leistungen von ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Der hierzu vorliegende Auftragsverarbeitungsvertrag vom 13. Dezember 2023 (Vertragsbedingungen Stand 19. September 2022) beschreibt Webhosting auf Datenspeichern ausschließlich in Deutschland; genannt werden Dresden und Friedersdorf. Als Unterauftragsverarbeiter von ALL-INKL ist darin die Neue Medien Münnich GmbH, Friedersdorf, aufgeführt.
Bei Aufrufen dieser Website können technische Serverprotokolle verarbeitet werden, beispielsweise IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite, Browserangaben und Statusmeldungen. Die Verarbeitung dient dem sicheren Betrieb und der Fehleranalyse; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wie lange die Protokolle tatsächlich gespeichert werden, richtet sich nach der eingesetzten Konfiguration und den geltenden Aufbewahrungspflichten.
4. Kontaktformular, E-Mail und Vertriebspartneranfragen
Wenn Sie Kontakt zu uns aufnehmen, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben, die übermittelte Nachricht und gegebenenfalls freiwillige zusätzliche Informationen, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Anfragen mit dem Thema Vertrieb oder Vertriebspartnerschaft werden zentral über vertrieb@erp-workflow.de bearbeitet. Eine automatische Zuweisung zu einzelnen Vertriebspartnern erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ansonsten regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nach abschließender Bearbeitung werden die Daten gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten oder zulässigen weiteren Zwecke bestehen.
5. Newsletter-Anmeldung und Abmeldung
Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse nur für den gewünschten Versand. Die Anmeldung erfolgt mit Bestätigungs-E-Mail (Double Opt-in); erst mit der Bestätigung wird die Adresse für den Versand aktiviert. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkte und Status der Anmeldung beziehungsweise Bestätigung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink in unseren Nachrichten. Bei wirksamer Abmeldung wird die Adresse aus der Newsletter-Liste gelöscht. Nicht bestätigte Anmeldungen werden nicht für den Newsletter-Versand verwendet.
6. Konfigurator und Demo-Anfragen
Bei der Auswahl von Funktionen, bei Demo-Anfragen und zur Vorbereitung eines Angebots verarbeiten wir die mitgeteilten Unternehmens-, Kontakt- und Auswahldaten. Dies geschieht zur Bearbeitung der Anfrage und zur Anbahnung eines Vertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Demo dient der Erprobung des Systems und ist von den produktiven Datenbeständen der Kunden getrennt.
7. Bestellung, Vertrag und Abrechnung
Für Angebot, Einrichtung, Vertrag, Support, Abrechnung und Kundenbetreuung werden die dafür erforderlichen Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
8. Kundendaten im ERP-WORKFLOW
ERP-WORKFLOW betreibt die ERP-Anwendung auf eigenen, von uns verwalteten Servern in Deutschland. Jeder ABO-Kunde erhält auf diesen Servern eine eigene Datenbank. Die Datenbanken der einzelnen Kunden sind voneinander getrennt. Für personenbezogene Daten, die ein Kunde dort für eigene betriebliche Zwecke verarbeitet, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich. ERP-WORKFLOW verarbeitet diese Daten im Rahmen der vertraglich geregelten Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und den dokumentierten Weisungen des Kunden.
9. Empfänger und Dienstleister
Nur hierfür zuständige Personen und vertraglich eingebundene Dienstleister erhalten Daten, soweit dies für Hosting, Betrieb, E-Mail, Sicherheit, Support oder Abrechnung erforderlich ist. Für das Website-Hosting wird nach den bestehenden Angaben ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich eingesetzt. Weitere eingesetzte Dienstleister sind nach ihrer tatsächlichen Einbindung und den vertraglichen Anforderungen zu berücksichtigen. Soweit erforderlich, werden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
10. Cookies und lokale Speicherung
Die öffentliche Website verwendet nach dem bisher veröffentlichten Stand keine Analyse- oder Marketing-Cookies. In geschützten Bereichen können technisch erforderliche Sitzungs-Cookies eingesetzt werden, um die Anmeldung und Nutzung zu ermöglichen. Die Bestätigung eines Datenschutzhinweises kann lokal im Browser gespeichert werden. Solche Einträge lassen sich über die Browsereinstellungen entfernen. Sollten zusätzliche Dienste oder Cookies eingesetzt werden, werden diese Informationen entsprechend aktualisiert.
11. Aufbewahrung, Datensicherung und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie die jeweiligen Zwecke, vertraglichen Vereinbarungen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dies erfordern. Für betriebliche Kundendaten im ERP gelten ergänzend die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die Weisungen des jeweiligen Kunden.
Der Hostinganbieter ALL-INKL beschreibt regelmäßige technische Sicherungen. Diese ersetzen nicht die erforderlichen Sicherungen und Wiederherstellungsprüfungen durch den Betreiber von ERP-WORKFLOW. Einzelheiten wie Sicherungsrhythmus, Aufbewahrungsdauer, Wiederherstellung und Löschung von Sicherungskopien werden auf Grundlage des tatsächlich eingesetzten und geprüften Verfahrens festgelegt. Ungeprüfte Sicherungsfristen oder eine jederzeitige Wiederherstellbarkeit werden nicht zugesichert.
12. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie der Verarbeitung widersprechen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
13. Datensicherheit
Die Website ist über HTTPS erreichbar. Für die Verarbeitung der Daten werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um insbesondere unbefugten Zugriff, Verlust und unzulässige Veränderungen zu verhindern. Diese Maßnahmen werden entsprechend dem Schutzbedarf und der technischen Entwicklung überprüft.
14. Aktualisierung dieser Erklärung
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die tatsächlich eingesetzten Funktionen, Dienstleister oder rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.