ERP Workflow

Ein Kunde ruft an, schreibt oder kommt ins Büro. Prüfen, ob er bereits bekannt ist. Bei einem neuen Kunden die Kontaktdaten einmal erfassen und den Wunsch festhalten.

Ansprechpartner, Kontaktdaten und bisherige Vorgänge sind beim jeweiligen Kunden gebündelt. So weiß das Büro, worum es beim letzten Kontakt ging.

Aus der Anfrage wird ein vorbereitetes Angebot. Kundenwünsche und bereits erfasste Informationen bilden dafür die Grundlage.

Nach der Zusage kann der Vorgang als Auftrag weitergeführt werden. Das Büro plant die nächsten Schritte, statt alle Angaben erneut einzutippen.

Notizen, Angebote, Aufträge und zugehörige Informationen bleiben miteinander verbunden – vom ersten Gespräch an.

Die Betriebsleitung und das Büro behalten die wichtigen Informationen zu ihren Mitarbeitern übersichtlich im Blick.

Das Büro legt fest, wer welchen Kunden besucht. Der Mitarbeiter sieht seine zugewiesenen Einsätze und die nötigen Informationen.

Einmal zum Dienstbeginn einstempeln und zum Feierabend ausstempeln. Zeiten werden im Büro geprüft und freigegeben.

Urlaub und Fehlzeiten werden bei der Planung berücksichtigt. So bleibt sichtbar, wer verfügbar ist.

Betriebsleitung und Büro sehen, welche Einsätze anstehen und welche gerade bearbeitet werden.

Materialien und Werkzeuge werden übersichtlich erfasst, damit das Büro benötigte Artikel schnell wiederfindet.

Das Büro kann prüfen, was auf Lager ist und was für einen Einsatz noch beschafft werden muss.

Vor dem Kundentermin wird Material für den Auftrag vorbereitet und dem Einsatz zugeordnet.

Der Mitarbeiter dokumentiert am Einsatz, welche Materialien tatsächlich benötigt und verwendet wurden.

Nicht verbrauchtes Material bleibt als offen sichtbar. Erst wenn das Büro Rückgabe oder Verbrauch bestätigt hat, wird der Lagerbestand entsprechend gebucht.

Nach Abschluss eines Auftrags stehen die dokumentierten Leistungen als Grundlage für die Rechnung zur Verfügung.

Das Büro sieht, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind und bei welchen Kunden eine Zahlung aussteht.

Zahlungseingänge werden den passenden Vorgängen zugeordnet, damit der Überblick erhalten bleibt.

Einnahmen und Ausgaben lassen sich übersichtlich betrachten. So bleibt die wirtschaftliche Lage des Betriebs nachvollziehbar.

Die Betriebsleitung erhält eine verständliche Grundlage für kaufmännische Entscheidungen und die weitere Bearbeitung.

Wichtige Dateien liegen digital an einem zentralen Ort und sind passend zum Vorgang abgelegt.

Unterlagen werden beim richtigen Kunden gesammelt. So muss niemand lange nach alten Informationen suchen.

Bilder vom Kundeneinsatz lassen sich zur Dokumentation aufbewahren und dem entsprechenden Auftrag zuordnen.

Unterschriebene Arbeitsnachweise bleiben zusammen mit den anderen Einsatzinformationen verfügbar.

Wer einen Vorgang wieder öffnet, findet seine zugehörigen Dokumente, Fotos und Nachweise an derselben Stelle.